Was ist die Schweizer QR-Rechnung?
Seit dem 30. September 2022 sind die orangen und roten Einzahlungsscheine Geschichte. An ihre Stelle ist die QR-Rechnung getreten, ein Schweizer Standard nach dem internationalen ISO-20022-Format. Zentral ist der Swiss QR Code auf der Rechnung: er enthält alle Zahlungsinformationen maschinenlesbar, sodass Kundinnen und Kunden ihn direkt im E-Banking oder mit der Banking-App scannen können, ohne eine einzige Ziffer von Hand abzutippen.
Für kleine Dienstleistungsbetriebe bedeutet das: weniger Tippfehler bei Kunden, schnellere Zahlungseingänge, und eine Rechnung, die auf jedem Schweizer Bankkonto ohne Zusatzsoftware eingelesen werden kann.
Pflichtangaben auf einer QR-Rechnung
Jede gültige QR-Rechnung braucht mindestens:
- Zahlungsempfänger (Creditor): Name, Adresse und IBAN oder QR-IBAN Ihres Betriebs.
- Betrag und Währung: in aller Regel CHF, EUR ist ebenfalls möglich.
- Referenznummer: je nach gewähltem Referenztyp (dazu gleich mehr) optional oder Pflicht.
- Zahlungspflichtiger (Debtor): optional, aber sinnvoll für die eigene Buchhaltung.
IBAN oder QR-IBAN, und was die Referenz damit zu tun hat
Hier verwechseln viele Kleinbetriebe zwei Dinge. Eine normale IBAN reicht für eine QR-Rechnung mit dem Referenztyp NON völlig aus: keine Referenznummer, keine separate QR-IBAN von der Bank nötig, die einfachste Variante für die meisten kleinen Dienstleistungsbetriebe.
Eine QR-IBAN (erkennbar an der Kontoart-Kennung an Stelle 5 und 6 der IBAN) brauchen Sie nur, wenn Sie mit dem Referenztyp QRR arbeiten möchten, also mit einer eindeutigen 27-stelligen Referenznummer pro Rechnung. Das lohnt sich vor allem, wenn Sie eingehende Zahlungen automatisiert einer Rechnung zuordnen wollen, für die meisten kleinen Betriebe ist der einfachere NON-Weg über die bestehende IBAN aber der pragmatischere Start.
Von Hand erstellen oder automatisieren?
Für einzelne Rechnungen reichen kostenlose Vorlagen von Banken oder Online-Generatoren völlig aus: Betrag und Adresse eintragen, PDF herunterladen, fertig. Bei mehreren Rechnungen pro Woche wird das schnell repetitiv und fehleranfällig, ein falscher Betrag oder eine falsche Adresse fällt oft erst auf, wenn die Zahlung nicht ankommt.
Sobald Rechnungen regelmässig aus erledigten Terminen entstehen, etwa nach jedem Reinigungs- oder Gartenpflege-Einsatz, lohnt sich die Automatisierung: Creditor-Daten einmal hinterlegen, und jede weitere Rechnung entsteht ohne erneutes Abtippen.
Mit Ordno auf Knopfdruck
In Ordno hinterlegen Sie Ihre Creditor-Daten (IBAN, Adresse) einmal in den Einstellungen. Sobald ein Termin als erledigt markiert ist, erstellen Sie daraus mit wenigen Klicks eine Schweizer QR-Rechnung, inklusive gültigem QR-Code, bereit als PDF zum Versand. Mehrere erledigte Termine desselben Kunden lassen sich dabei auch auf einer gemeinsamen Rechnung zusammenfassen.
Besonders relevant, wenn regelmässig aus Terminen abgerechnet wird: